Ley Antifraude

Las empresas que actualmente están en proceso de auditoría y certificación con lo que establece la Ley Antifraude, es decir, que estarán mejor preparadas en términos de controles y monitoreo en prevención del fraude fiscal, serán las que puedan proveer a sus clientes la tranquilidad y certeza que requieren para su operación diaria y SocialERP es una de ellas, por lo que seguramente podrá contribuir a minimizar o eliminar, cualquier impacto en sus finanzas y promover las mejores prácticas en su operación diaria.

Las empresas que actualmente están en proceso de auditoría y certificación con lo que establece la Ley Antifraude, es decir, que estarán mejor preparadas en términos de controles y monitoreo en prevención del fraude fiscal, serán las que puedan proveer a sus clientes la tranquilidad y certeza que requieren para su operación diaria y SocialERP es una de ellas, por lo que seguramente podrá contribuir a minimizar o eliminar, cualquier impacto en sus finanzas y promover las mejores prácticas en su operación diaria.

En este contexto, se constituye como una Ley que establece reglas obligatorias que deben cumplir las empresas que desarrollan Software para la elaboración y construcción de Sistemas Computacionales, de manera que se garantice a sus usuarios que tiene total cumplimiento con todos los requisitos que establece la Ley, permitiendo que las revisiones del caso puedan ser efectuadas sin causar impacto alguno al usuario final del sistema (software).

Con base en lo comentado, el Fabricante de Software (léase Sistema, Aplicación o ERP), deberá garantizar que sus productos cumplen con lo que dice la ley y ha integrado los requisitos necesarios que hacen imposible que pueda haber fraude fiscal o de otro tipo, dando certeza a todos sus usuarios.

Lo anterior es de vital importancia tanto para el usuario del Software como para el Fabricante, debido a que la ley Antifraude Española hace corresponsable al fabricante del software de un posible fraude fiscal, si se demuestra que el software le ha permitido manipular/ocultar información, más allá de las prácticas realizadas por el usuario.

En pocas palabras, el software debe ser “a prueba de usuarios”, para protegerlo de cualquier posible uso indebido, o se haga de forma malintencionada, al tiempo que el fabricante establezca los puntos de revisión necesarios, para salir a salvo y en paz, de cualquier auditoría que se realice.

De esta manera, se hace evidente la necesidad de reducir las brechas entre los lineamientos de ley y las estructuras de los Sistemas de Información Integrales como son los ERP,

Enterprise Resource Planning, (por sus siglas en Inglés), ya que el manejo de información se hace prácticamente en su totalidad (flujo de datos) de forma digital, por lo que las medidas para prevenir fraudes fiscales son una necesidad y estamos viendo como las autoridades se ponen de acuerdo, para establecer que los sistemas cumplan con este requerimiento de ahora en adelante.

Los registros deberán enviarse de manera inmediata y automatizada a la agencia tributaria.  En caso de que no fuera posible, existe la obligación de guardarlos para ponerlos a disposición de la Agencia Tributaria cuando sean requeridos. El software de facturación debe permitir el envío automático de cada registro de facturación a las autoridades Hacendarias.  

La “Ley Antifraude” y la propia Agencia Tributaria promueven el sistema VeriFactu, que valida las facturas utilizando tecnología blockchain y las identifica como verificadas.

Estas medidas incluyen la prohibición de lo que coloquialmente se conoce como software de doble uso, lo cual implica establecer especial atención a la forma en que se gestiona internamente la información fiscal y se evite el que se lleve una contabilidad “B”, o se omita realizar el registro de las operaciones realizadas, al tiempo que se haga imposible poder facturar sin declarar.

Las auditorías contables y/o fiscales para detectar prácticas inadecuadas ya no serán la base de una revisión, debido a que los sistemas ya no permitirán que eso suceda, las revisiones se orientarán a garantizar que el sistema impide que cualquiera de estas prácticas pueda realizarse.  Por supuesto, deberá tenerse en cuenta también, que cualquier infracción a la ley podrá derivar en multas que alcanzan los 50.000 €.

Finalmente, mencionar que las tradicionales Hojas de Cálculo y similares, ya no podrán ser consideradas como una herramienta útil para fines de cumplimiento de la Ley Antifraude, debido a que técnicamente se estaría incumpliendo con principios como integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de la información contemplados en la ley.

Con base en lo comentado, el Fabricante de Software (léase Sistema, Aplicación o ERP), deberá garantizar que sus productos cumplen con lo que dice la ley y ha integrado los requisitos necesarios que hacen imposible que pueda haber fraude fiscal o de otro tipo, dando certeza a todos sus usuarios.

Lo anterior es de vital importancia tanto para el usuario del Software como para el Fabricante, debido a que la ley Antifraude Española hace corresponsable al fabricante del software de un posible fraude fiscal, si se demuestra que el software le ha permitido manipular/ocultar información, más allá de las prácticas realizadas por el usuario.

En pocas palabras, el software debe ser “a prueba de usuarios”, para protegerlo de cualquier posible uso indebido, o se haga de forma malintencionada, al tiempo que el fabricante establezca los puntos de revisión necesarios, para salir a salvo y en paz, de cualquier auditoría que se realice.

De esta manera, se hace evidente la necesidad de reducir las brechas entre los lineamientos de ley y las estructuras de los Sistemas de Información Integrales como son los ERP,

Enterprise Resource Planning, (por sus siglas en Inglés), ya que el manejo de información se hace prácticamente en su totalidad (flujo de datos) de forma digital, por lo que las medidas para prevenir fraudes fiscales son una necesidad y estamos viendo como las autoridades se ponen de acuerdo, para establecer que los sistemas cumplan con este requerimiento de ahora en adelante.

Los registros deberán enviarse de manera inmediata y automatizada a la agencia tributaria.  En caso de que no fuera posible, existe la obligación de guardarlos para ponerlos a disposición de la Agencia Tributaria cuando sean requeridos. El software de facturación debe permitir el envío automático de cada registro de facturación a las autoridades Hacendarias.

La “Ley Antifraude” y la propia Agencia Tributaria promueven el sistema VeriFactu, que valida las facturas utilizando tecnología blockchain y las identifica como verificadas.

Estas medidas incluyen la prohibición de lo que coloquialmente se conoce como software de doble uso, lo cual implica establecer especial atención a la forma en que se gestiona internamente la información fiscal y se evite el que se lleve una contabilidad “B”, o se omita realizar el registro de las operaciones realizadas, al tiempo que se haga imposible poder facturar sin declarar.

Las auditorías contables y/o fiscales para detectar prácticas inadecuadas ya no serán la base de una revisión, debido a que los sistemas ya no permitirán que eso suceda, las revisiones se orientarán a garantizar que el sistema impide que cualquiera de estas prácticas pueda realizarse.  Por supuesto, deberá tenerse en cuenta también, que cualquier infracción a la ley podrá derivar en multas que alcanzan los 50.000 €.

Finalmente, mencionar que las tradicionales Hojas de Cálculo y similares, ya no podrán ser consideradas como una herramienta útil para fines de cumplimiento de la Ley Antifraude, debido a que técnicamente se estaría incumpliendo con principios como integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de la información contemplados en la ley.

Objetivos

Existen algunos objetivos dentro de la Ley Antifraude enfocados a fortalecer y mejorar la Administración Tributaria, mediante la lucha contra el fraude fiscal.

• • • • Hacer que la prevención y detección de fraudes fiscales a través de medidas tecnológicas y digitalización mejore ostensiblemente.

• • • • Que haya medidas para garantizar la transparencia y que la información sea inalterable.

• • • • Fortalecer los procedimientos de investigación y sanción de las conductas ilícitas en el ámbito fiscal.
• • • • Establecer cooperación en la lucha contra el fraude fiscal.

Objetivos

Existen algunos objetivos dentro de la Ley Antifraude enfocados a fortalecer y mejorar la Administración Tributaria, mediante la lucha contra el fraude fiscal.

• • • • Hacer que la prevención y detección de fraudes fiscales a través de medidas tecnológicas y digitalización mejore ostensiblemente.

• • • • Que haya medidas para garantizar la transparencia y que la información sea inalterable.

• • • • Fortalecer los procedimientos de investigación y sanción de las conductas ilícitas en el ámbito fiscal.
•  
  • • • Establecer cooperación en la lucha contra el fraude fiscal.

Requisitos del software

características y funcionalidad específica son algunos de los requerimientos que el Software de Gestión deberá incluir desde su diseño, desarrollo y haber sido probado exitosamente, para dar cumplimiento con la Ley Antifraude. Algunos de estos requerimientos son:

Integridad: toda la información contable, necesaria para emitir adecuadamente facturas y otros documentos comerciales, debe poder registrarse. Los documentos comerciales que sean generados podrán consultarse (visualizar o imprimir), descargarse o ser enviados, de forma que pueda verificarse su autenticidad, origen y garantizar en todo momento su integridad sin que puedan ser alterados por terceros, de acuerdo con lo establecido en la ley.

Conservación: los períodos de retención que establezca la ley, determinarán el tiempo que todos los documentos (fiscales, contables, comerciales) deberán permanecer almacenados en el sistema (antes de que puedan ser borrados de forma segura y certificada, preferentemente) y estar disponibles para su consulta cuando así se requiera.

Accesibilidad: de acuerdo con las políticas de acceso a la información que defina el dueño de ésta, todos los documentos mencionados, permanecerán accesibles, observando lo que establece la RGPD respecto al manejo de información.

Legibilidad: almacenamiento y/o solicitudes para el manejo de información, seguirán en todo momento a los formatos y estándares que se definan para tal fin, mediante las funciones del sistema y de acuerdo con las políticas de acceso que defina el dueño de la información.

Trazabilidad: se conservará el nombre de usuario, fecha, hora y otros datos asociados con la creación y gestión de documentos (venta y compra) y procesos, de manera que se pueda conocer en todo caso, quien ha realizado transacciones u operaciones asociadas con los registros que tiene el sistema.

Inalterabilidad de los registros: siguiendo las mejores prácticas en diseño, programación, pruebas y liberación, en desarrollo de sistemas, los registros no podrán borrarse, solo generar documentos que los nulifiquen (Ej. Nota de Crédito, nulifica una factura, no la borra), cumpliendo con los principios de trazabilidad para poder dar seguimiento a cualquier requerimiento. En caso de que las modificaciones a documentos sean permitidas, se deberá crear dentro del sistema un histórico que permita referir cualquier modificación y de ser el caso, guardar versiones anteriores de documentos que fueron modificados.  Lo anterior deberá observar igualmente los principios de conservación y accesibilidad.

Requisitos del software

características y funcionalidad específica son algunos de los requerimientos que el Software de Gestión deberá incluir desde su diseño, desarrollo y haber sido probado exitosamente, para dar cumplimiento con la Ley Antifraude. Algunos de estos requerimientos son:

Integridad: toda la información contable, necesaria para emitir adecuadamente facturas y otros documentos comerciales, debe poder registrarse. Los documentos comerciales que sean generados podrán consultarse (visualizar o imprimir), descargarse o ser enviados, de forma que pueda verificarse su autenticidad, origen y garantizar en todo momento su integridad sin que puedan ser alterados por terceros, de acuerdo con lo establecido en la ley.

Conservación: los períodos de retención que establezca la ley, determinarán el tiempo que todos los documentos (fiscales, contables, comerciales) deberán permanecer almacenados en el sistema (antes de que puedan ser borrados de forma segura y certificada, preferentemente) y estar disponibles para su consulta cuando así se requiera.

Accesibilidad: de acuerdo con las políticas de acceso a la información que defina el dueño de ésta, todos los documentos mencionados, permanecerán accesibles, observando lo que establece la RGPD respecto al manejo de información.

Legibilidad: almacenamiento y/o solicitudes para el manejo de información, seguirán en todo momento a los formatos y estándares que se definan para tal fin, mediante las funciones del sistema y de acuerdo con las políticas de acceso que defina el dueño de la información.

Trazabilidad: se conservará el nombre de usuario, fecha, hora y otros datos asociados con la creación y gestión de documentos (venta y compra) y procesos, de manera que se pueda conocer en todo caso, quien ha realizado transacciones u operaciones asociadas con los registros que tiene el sistema.

Inalterabilidad de los registros: siguiendo las mejores prácticas en diseño, programación, pruebas y liberación, en desarrollo de sistemas, los registros no podrán borrarse, solo generar documentos que los nulifiquen (Ej. Nota de Crédito, nulifica una factura, no la borra), cumpliendo con los principios de trazabilidad para poder dar seguimiento a cualquier requerimiento. En caso de que las modificaciones a documentos sean permitidas, se deberá crear dentro del sistema un histórico que permita referir cualquier modificación y de ser el caso, guardar versiones anteriores de documentos que fueron modificados.  Lo anterior deberá observar igualmente los principios de conservación y accesibilidad.

Fuentes relacionadas.

• • Ley Crea y Crece
  • Sistema VeriFactu
  • Ley Antifraude (completa)

VeriFactu no se aplicará en los territorios forales ni en empresas que ya estén acogidas al SII (Sistema Inmediato de Información).  Otros procesos administrativos como hacer el reporte de una factura a Hacienda, se adelantará al momento en que se crea la factura, y luego no se podrá modificar dicho documento.  De ser el caso, se deberá emitir una rectificativa.

Fuentes relacionadas.

• • Ley Crea y Crece
  • Sistema VeriFactu
  • Ley Antifraude (completa)

VeriFactu no se aplicará en los territorios forales ni en empresas que ya estén acogidas al SII (Sistema Inmediato de Información).  Otros procesos administrativos como hacer el reporte de una factura a Hacienda, se adelantará al momento en que se crea la factura, y luego no se podrá modificar dicho documento.  De ser el caso, se deberá emitir una rectificativa.