ERP para eventos y productoras de eventos

Un ERP, o sistema de gestión de recursos empresariales, es un software que integra y automatiza todos los procesos y funciones clave de una empresa, incluyendo finanzas, compras, inventarios, recursos humanos y operaciones. En el caso de eventos, un ERP puede ayudar a planificar, programar, registrar participantes, controlar los costes, gestionar la logística y servicios, y manejar la facturación y finanzas.

En el mercado existe una gran oferta de software E.R.P., pero es raro encontrar un ERP tan adaptado a las productoras de EVENTOS como SocialERP. La producción de eventos y espectáculos, precisan de un control permanente de los costes así como la colaboración transparente y eficiente entre todos los miembros del equipo de producción. Por otro lado, la globalización del mercado y de la producción exigen un control económico absoluto de la producción.

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Gestión Global de sus Proyectos: el método VISUAL

En el mercado existen muchos sistemas de Gestión integrada o ERPs. Pero muy pocos de esos sistemas tienen en cuenta la especial estructura de nuestras empresas de producción de eventos. El funcionamiento en base a Proyectos, grandes o pequeños, simples o complejos, y la necesidad de valorar constantemente el esfuerzo creativo es lo que hace de SocialERP la Solución Integrada ideal para las empresas de producción de Eventos.

Y ante esta complejidad, SocialERP propone una solución factible: la representación visual del estado de TODOS TUS PROYECTOS simultáneamente. Esto te permitirá detectar con un simple vistazo que proyectos y que partidas de que proyecto están poniendo en riesgo el beneficio esperado y la calidad de tus eventos.

Control de costes al minuto

El gran reto de las empresas creativas es la valoración del esfuerzo creativo. Para ello, es indispensable que una herramienta informática como SocialERP realice la toma de datos de una forma sencilla y sin ningún esfuerzo adicional por parte del usuario. A partir de esa toma de datos, por fin conocerá que clientes y que creativos son los que producen más valor para su empresa.

Todas las empresas de Eventos con las que trabajamos nos transmiten la misma preocupación: una vez aprobado un proyecto, el control de costes se hace imprescindible y muy crítico: la disponibilidad de equipos, la renegociación con proveedores, la gestión de colaboradores, la contratación de talentos… todo puede producir variaciones en los costes que pueden desembocar en la pérdida del margen previsto.

Nosotros les aportamos una solución tecnológica basada en unos principios muy sencillos pero que son los únicos que pueden garantizar que no perdemos los márgenes previstos:

Necesitamos un sistema de gestión totalmente integrado: propuestas, previsiones de costos, órdenes de compra, recepción de servicios, mantenimiento de precios… todo debe estar integrado al 100%. Todas las contradicciones entre las distintas fuentes de información deben ser resueltas de forma automática y sin posibilidades de error. Y esto sólo puede ser obtenido mediante un sistema ERP que integre todas y cada una de esas informaciónes y que, además, sepa destacar las las contradiciones que se produzcan entre ellas.

Todo el personal implicado debe tener acceso a la información: este es el único camino para que todo tu equipo obtenga en cada momento una única versión de la información. Y esta única versión debe ser verificada permanentemente por todos los miembros de tu equipo. La falta de productividad de las empresas de Producción se debe a que los miembros de un mismo equipo conocen distintas versiones de la misma información, lo que lleva a la descoordinación y, en consecuencia, la falta de productividad y la falta de calidad en la atención al cliente.

SocialERP, el ERP especializado para productoras de eventos

La producción de eventos es un sector cada vez más competitivo y exigente, en el que la eficiencia y la rentabilidad son fundamentales para el éxito. Sin embargo, muchas empresas de producción de eventos todavía se enfrentan a desafíos en la gestión de sus proyectos debido a la falta de un sistema de gestión integrado adecuado. Es aquí donde entra en juego el uso de un ERP especializado para productoras de eventos.

El uso de un ERP especializado para productoras de eventos ofrece varias ventajas clave:

• Control de costes: Un ERP especializado permite un control financiero en tiempo real de los costes de cada proyecto, lo que ayuda a detectar desviaciones y tomar medidas para mantener el margen previsto.
• Planificación y programación de proyectos: Un ERP especializado permite la planificación y programación de proyectos de forma sencilla y eficiente, permitiendo visualizar el estado de todos los proyectos simultáneamente.
• Gestión de recursos humanos y servicios: Un ERP especializado permite la gestión de los recursos humanos y servicios necesarios para cada proyecto, lo que ayuda a detectar desviaciones y gestionar grandes equipos de trabajo
• Informes y análisis: Un ERP especializado permite generar informes y análisis sobre el rendimiento de los proyectos, lo que ayuda a mejorar en futuros proyectos incrementando la rentabilidad de estos.

Los gerentes y los directores de producción, cada día, generan nuevas ideas con las que se entusiasman. Sin embargo, la puesta en funcionamiento de cualquiera de esas ideas puede convertirse en una verdadera pesadilla: quieren tomar una decisión, cambiar un método de trabajo, etc… pero su implementación se antoja imposible.

La única solución a este reto es la implementación de esa decisión en una herramienta informática en la cual todo el personal está trabajando. De esa manera, imponer un nuevo sistema de trabajo con la agilidad necesaria sólo es posible a través de un ERP como SocialERP.

Presentación del método VISUAL de SocialERP y su importancia en la gestión global de eventos

El método VISUAL de SocialERP para eventos es una herramienta innovadora que permite a las productoras de eventos tener una visión global y en tiempo real de todos sus eventos. Este método se basa en la representación visual del estado de cada proyecto, lo que permite detectar con un simple vistazo qué proyectos y partidas están poniendo en riesgo el beneficio esperado y la calidad de los eventos.

El método VISUAL se compone de un sistema de gestión totalmente integrado que incluye propuestas, previsiones de costes, órdenes de compra, recepción de servicios, mantenimiento de precios, entre otros, todo esto de forma automatizada y sin posibilidades de error. Además, todo el personal implicado en el proyecto tiene acceso a la información, lo que garantiza que todo el equipo obtenga en cada momento una única versión de la información y pueda verificarla constantemente.

La representación visual del estado de los proyectos permite tomar decisiones rápida y eficientemente, detectar desviaciones y problemas a tiempo, y mejorar la planificación y programación de los proyectos en el futuro. Además, el método VISUAL de SocialERP también permite un control detallado de costes, lo que ayuda a mantener el margen previsto y aumentar la rentabilidad de los proyectos.

¿Por qué SocialERP es la mejor opción de ERP para Eventos?

SocialERP ofrece varias ventajas en comparación con otros sistemas ERP en el mercado:

• Especialización: SocialERP es un ERP especializado para productoras de eventos, lo que significa que está diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de este sector. Tiene funciones y módulos específicos para la planificación, programación, registro de participantes, gestión de logística y servicios, y manejo de facturación y finanzas en proyectos de eventos.
• Representación visual de proyectos: El método VISUAL de SocialERP permite una visión global y en tiempo real de todos los proyectos
• Control detallado de costes: SocialERP permite un control financiero en tiempo real de los costes de cada proyecto, lo que ayuda a detectar desviaciones y tomar medidas para mantener el margen previsto.

• Integración y automatización: SocialERP es un sistema de gestión totalmente integrado y automatizado, lo que significa que todos los procesos y funciones clave de la empresa están integrados en un solo lugar y se realizan de forma automatizada, reduciendo la posibilidad de errores.
• Acceso a la información para todo el personal: SocialERP permite que todo el personal implicado en el proyecto tenga acceso a la información, lo que garantiza que todo el equipo obtenga en cada momento una única versión de la información y pueda verificarla constantemente. Además, permite editar los permisos de cada usuario para otorgar a cada trabajador únicamente sus tareas
• Informes y análisis: SocialERP permite generar informes y análisis sobre el rendimiento de proyecto, lo que ayuda a mejorar la rentabilidad a futuro

¿Cómo SocialERP ayuda a la gestión de la logística y servicios en eventos audiovisuales?

SocialERP es una herramienta esencial para la gestión de la logística y servicios en eventos audiovisuales. Con su método VISUAL, es posible planificar y programar de manera eficiente todos los detalles necesarios para un evento, desde la reserva de equipos hasta la contratación de personal especializado.

Por ejemplo, imagine que una productora de eventos está organizando un concierto de música en vivo. Con SocialERP, es posible programar la reserva de equipos de sonido, luces y escenarios de manera sencilla, visualizando el estado de todos los proyectos simultáneamente. También es posible llevar un registro detallado de los costos asociados a cada proyecto, detectando desviaciones y tomando medidas para mantener el margen previsto.

Otro ejemplo es la organización de un evento de lanzamiento de un producto. SocialERP permite la gestión de servicios de catering y alquiler de mobiliario para el evento, así como el registro de los participantes e invitados. Además, se puede llevar un seguimiento y control de los costos asociados a los servicios contratados y asegurar que se cumplan los presupuestos.

Con Social ERP, la gestión de la logística y servicios en eventos audiovisuales se vuelve más sencilla y eficiente. Es posible planificar y programar de manera detallada todos los aspectos necesarios para un evento, llevar un registro detallado de los costos y asegurar que se cumplan los presupuestos. Además, el método VISUAL permite tener una visión global de todos los proyectos en tiempo real, lo que ayuda a detectar problemas y desviaciones a tiempo y mejorar la planificación y programación de eventos en el futuro.

Y ADEMÁS…

El fundamento principal de SocialERP es la INTEGRACIÓN al 100% de la información de su empresa. Olvide su sistema actual, utilizando múltiples aplicaciones que no se entienden entre sí.

SocialERP para empresas de EVENTOS

Todos estos aspectos deben ser tenidos en cuenta a la hora de decidir invertir en un ERP para una empresa de EVENTOS.

En TeleGestión estamos convencidos de que nuestro ERP SocialERP para empresas de EVENTOS es el ERP más adaptado a las necesidades de estas empresas.

¿Demostración de ERP para eventos?

Si estás interesado en conocer SocialERP  y cómo puede ayudarlo a mejorar la gestión de tus eventos, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro sitio web o correo electrónico. No dudes en contactar con nosotros para obtener más información y programar una demostración. Estaremos encantados de responder cualquier pregunta que tengas y ayudarte a encontrar la mejor solución para tus necesidades.